Catálogo de Disposición Documental

Este instrumento está reglamentado por el AGN, el cual tiene por objeto la organización  y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.  

Los objetivos del Catálogo de Disposición Documental son:

Objetivo General: Establecer una base metodológica que oriente la elaboración de instrumentos específicos de disposición documental.

 

Objetivo Especifico.

-     Formular un mecanismo de trabajo en materia de disposición documental basado en la identificación precisa de las series documentales y rn la valoración de su información.

-       Conocer el proceso de asignación de valores a cada una de las series documentales identificadas.

-       Identificar los elementos que permitan, con base en los valores, reconocer la documentación útil para el trámite y las gestiones institucionales asociadas a una norma legal, física o contable.

-       Elaborar un instrumento de control y seguimiento de las series documentales producidas por la dependencia o entidad, a partir de los resultados del proceso de identificación y valoración.

 

CUADRO DE CLASIFICACION

INVENTARIO DE CONCENTRACIÓN

      

En esta institución solo se cuenta con un solo instrumento de descripción que es el Inventario de Concentración; en él se registran las agrupaciones de documentos o series documentales que se conservan. Esto se resume en los siguientes puntos:

  • Facilitar la búsqueda de documentos.
  • Facilita un control interno, de los documentos.
  • Indica la existencia o existencia de expedientes.

 

Al llegar los documentos a este archivo, la información sobre el contenido de cada expediente y cada caja se registra dentro del inventario, y se verifica que el contenido de la información proporcionada coincida con la descripción del inventario de concentración. A comparación de los catálogos, los inventarios describen de manera general los expediente y cajas, mientras que la guías describen los expediente o documentos sueltos, ya sea tomando en cuenta la zona geográfica, temática o bien la tipología documental. Los catálogos no garantizan el orden natural de los archivos a diferencia de los inventarios.

Pues bien en el caso de este archivo el inventario le es de gran utilidad y hasta hora le ha funcionado, ya que los únicos usuarios que hacen consulta de la documentación, son las propias dependencias que la generan. Pues estas también cuentan con un registro de la documentación que se envió al archivo, de esa manera ubican los expedientes o documentos que necesitan, y para solicitar documentación solo es necesarios enviar una solicitud de préstamo de documentos, donde se específica:

  • Nombre de la dependencia y área administrativa
  • N° de expediente
  • N° progresivo
  • Descripción del expediente
  • N° de oficio de remisión y fecha
  • N° de caja
  • Fecha de préstamo y devolución